あれもしなきゃ、これもしなきゃ。やることが多くて頭がパンパン。
常になにかに追われているように感じ、焦燥感も覚えます。
そんなときはノートとペンをご用意ください。
①『忙しい』を可視化する
まずは頭の中にある”やること”を箇条書きで書きだしてみましょう。
書き出すことで得られる効果は大きく２つあります。
・やることの個数が明確になる
・やることを覚えておく必要がなくなる
２つ目に書いた「覚えておく必要がなくなる」というのは非常に大事です。
覚えておくためには脳のリソースを消費します。
ワーキングメモリ（作業記憶）という言葉を聞いたことがあるのではないでしょうか。
『情報の一時的な記憶』や、会話や計算などの『情報の整理や処理』を行う能力のことです。
「脳のメモ帳」や「脳の作業台」とも言われます。
やることを覚えておくと、「脳の作業台」に常にやることがのっている状態になります。
その分作業台が狭くなりますので、他のことを忘れてしまったり、集中力を欠いてしまったりします。
書き出すことによって「覚えておく必要がなくなる」ので、この作業台が解放されます！
②やることに必要な情報を書き加える
箇条書きしたやることに必要な情報を書き加えます。
・現在の状況
・締切
・一過性か、継続作業か
などなど。
書き加える情報はやることそれぞれで異なります。
大切なことは、その作業を行うときに漏れやミスがないように補足することです。
③忘れないように適したツールに書き写す
行動しやすいように書き出したやることたちを手帳やカレンダーなどに書き写します。
書き出しに使用したノートをそのまま使ってもよいですが、「毎週月曜の夜9時に～～を行う」といったものは、カレンダーアプリに繰り返し作業として登録し通知設定したほうが忘れません。
買わなければならないものを書き出したのなら、買い物用のメモ帳を作るのも有効です。
自分が行動しやすいようにいろいろ試してみてください。
具体例としてわたしの実体験を少し話させてください。
（不要でしたら、まとめまですっ飛ばしてください。右にある＋マークで活用例を閉じられます。）
システムエンジニアとして働いていた頃のことです。新卒４年目か５年目だったかと記憶しています。
たくさんの案件を同時に抱えていたわたしは、常に「忙しい」感覚と焦りに襲われていました。
そこでわたしは、一旦仕事の手を止め、A4用紙とペンを用意し、上記でご紹介した①～③を行いました。
まずは①の可視化。
１．案件A
２．案件B
３．案件C
４．案件D
５．案件E
６．チーム内の定期作業
７．部内の定期作業
書き出して眺めてみた第一印象は、「え、意外と少ない」でした。
当時のわたしは１０個くらい抱えていると思っていたのです。
次に、②の情報の書き足しを行いました。
追記したのは、現在の状況と自分の役割、締切です。
案件のうち５個はシステム開発なので、内部設計中なのか、レビュー中なのか、テスト中なのかを書き足しました。
１．案件A：内部設計中。レビュー依頼が来るまで特に作業無し
２．案件B：単体テスト中。レビュー依頼が来るまで特に作業無し
３．案件C：プログラム設計中。不慣れな人が設計しているので、質問がきたら都度対応
４．案件D：プログラム中。レビュー依頼が来るまで特に作業無し
５．案件E：数人からのプログラムレビュー依頼がパラパラ来る状態。都度レビューを行う
６．チーム内の定期作業：作業者。すでに取り組める状態。今週中期限
７．部内の定期作業：作業者。すでに取り組める状態。今週中期限
こうして眺めてみると、案件AからEは案件リーダーだったというのもあり、待ち状態のタスクがいくつもあることがわかります。
そして、今取り組むべきタスクが、実質３，５，６，７の４つだけだったと判明したのです。
書き出す前は１０個あると思っていたタスクが実は４個だけ！ けっこう驚きました。
ですが、この４個のタスクに締切を交えて優先順位をつけて取り組んでいけばよいのだとわかり、謎の忙しさも焦りもなくなりました。
③ツールに書き出す。
このときは、書き出したA4用紙をそのまま使用しました。
しばらくの間デスクに置いて仕事をし、状況が変わるたびに更新して、終わったものは赤ペンで二重線を引いて達成感を味わいました。
余談ですが、デスクに置いておいたので、上司が近くを通るときに何度か見てくれました。
朝礼などで、今日何をするか、は報告していてもどのくらいの仕事を抱えているかは伝わりにくいもの。
共有できるなら、デジタルでもアナログでも構わないと思います。
まとめ
本日は、やることがたくさんあって頭がパンパンなときのノート術をご紹介いたしました。
①『忙しい』を可視化する
②やることに必要な情報を書き加える
③忘れないように適したツールに書き写す
可視化してみると、思っていたよりも少なかったことに気づくこともあるのでおすすめです。
慣れてくると、いちいちノートに書き出さずとも、やることが発生したタイミングで適したツールに書き込んだり、登録したりできるようになります。
本日は以上です。
この記事が、少しでも参考になれば嬉しいです。
